Оптимизация бизнес-процессов: ключевые инструменты

От того, насколько грамотно выстроены процессы внутри бизнеса, зависит конкурентоспособность компании. В этой статье расскажем про оптимизацию бизнес-процессов, ее принципы и рабочие инструменты.

Что такое оптимизация?

Каждый бизнес-процесс связан с предыдущим, и успех всего дела зависит от качества этой связи. Чтобы команда работала слаженно, а компания не теряла деньги из-за ошибок, процессы нужно регулярно улучшать.

Это и называется оптимизацией бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов в организации — это системная работа по улучшению существующих или внедрению новых операций и алгоритмов. Простыми словами — это поиск лучших решений для организации работы.

Ее главная задача — убрать лишние шаги и исправить слабые места, чтобы бизнес достигал своих целей быстрее и проще. При этом также важно не создавать новых сложностей для сотрудников и не терять доверие команды при внедрении новшеств.

ФОТО: Архив Kontakt InterSearch

Зачем нужна оптимизация?

Применяя разные инструменты и методы, организация может достигать повышения качества результатов и усиления позиций на рынке. Оптимизация бизнес-процесса помогает добиться максимальной эффективности, снизить затраты, ускорить получение результата и повысить управляемость.

Задачи различаются в зависимости от типа, сферы деятельности, размера компании и ее стратегических задач.

Основные задачи оптимизации:

1. Повышение производительности — получение большего результата с теми же ресурсами или затратами.
2. Снижение затрат — уменьшение расходов для освобождения средств на развитие.
3. Ускорение рабочих процессов — сокращение времени выполнения задач и ускорение вывода продуктов на рынок.
4. Сокращение ошибок и ручного труда — улучшение продуктов и услуг за счет автоматизации и стандартизации.
5. Повышение прозрачности и управляемости — предоставление руководству инструментов быстрого выявления и решения проблем.
6. Упрощение работы для сотрудников — чтобы они могли быстрее решать задачи.
7. Постановка измеримых целей — чтобы после оптимизации бизнес-процессов можно было оценить достигнутые результаты.

Сомневаетесь, какой HR-инструмент нужен вашему бизнесу?
Мы поможем подобрать эффективное решение для оптимизации бизнес-процессов.
Оставьте заявку

Когда нужна оптимизация?

Понять, что оптимизация необходима, помогают признаки:

• Штат растет, а финансовые и операционные показатели стоят на месте или вовсе падают.
• Снижается качество продуктов или услуг компании.
• Зоны ответственности между сотрудниками размыты. Нет четкого понимания, кто и за что отвечает.
• Нет понятной и регулярной системы контроля работы.
• Сотрудники не понимают задачи — формулировки размыты, результаты неочевидны.
• Нет взаимодействия между сотрудниками. Если подразделения все же контактируют, возникает путаница и хаос.
• Решения принимаются медленно, на согласования уходит много времени.
• Задачи дублируются: между сотрудниками или даже целыми подразделениями.
• Значительная часть рабочего времени уходит на рутинные операции. Не остается времени на инновации, креатив.
• Сотрудники начинают конфликтовать, повышается градус отношений в коллективе. Команда не доверяет словам руководства.

Сочетание хотя бы нескольких признаков требует немедленного анализа ситуации и разработки плана действий.

Принципы эффективной оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов строится на понятных правилах. Они помогают навести порядок, снизить риски и быстрее увидеть результат.

Локализация проблем

Описывайте, как сейчас выполняются задачи, с помощью схем или простых таблиц. Так вы детализировано увидите лишние шаги и дополнительные вложения.

Движение от общего к частному

Смотрите на работу всей компании, потом — переходите на отдельные бизнес-процессы. Это помогает найти отдельные ошибки и причины их появления.

Внедрение изменений поэтапно

Менять все сразу — рискованно. Лучше двигаться постепенно, меняя процессы шаг за шагом. Это поможет удержать стабильные участки и не создать новых проблем.

Целевое воздействие

Каждое нововведение должно быть целесообразным для компании и помогать в достижении ее целей. Нет смысла менять то, что не влияет на важные направления работы.

Ничего лишнего

Уберите дублирующие задачи и разделите обязанности между сотрудниками. Иногда это может быть трудно для коллектива, но так компания освобождает ресурсы для развития.