Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов — это работа над усовершенствованием действий компании и поиск оптимальных решений для достижения ее целей. Так, с помощью оптимизации можно сократить время на выполнение операций, снизить себестоимость товаров и услуг, повысить качество продукции, достигнуть прозрачности операций и распределения ресурсов, усилить контроль за деятельностью организации, высвободить ресурсы для развития предприятия, улучшить работу систем управления и планирования.

Что такое оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:

• в случаях слишком медленного принятия и реализации управленческих решений;

• при неудовлетворительном качестве продукции;
• при отсутствии четко обозначенных границ ответственности;
• при слабой координации работы отделов;
• при несоответствии уровня производительности численности штата.

Необходимость в оптимизации также возникает при снижении рентабельности бизнеса на фоне падения темпов роста экономики или спроса, и в случае поиска дополнительных источников для роста компании.

Управление оптимизацией бизнес-процессов

Управление оптимизацией бизнес-процессов осуществляется в соответствии с принципами:

• наличия платформы — описания процессов. Прежде чем преобразовывать те или иные процессы, требуется их описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов составляется в виде текстов или графиков и включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Если отдельные виды деятельности не удается описать из-за из переменчивости, то их необходимо стабилизировать;

• «чистки рыбы с хвоста». Правильные процедуры оптимизации всегда начинаются с изучения базовых элементов и отдельных операций в бизнес-процессах;
• расчета вероятностей «проседания» каких-либо потоков и соотношения вреда и пользы по результатам изменений при оптимизации отдельного процесса. Данный принцип предусматривает гибкость процессов оптимизации, то есть сглаживание отрицательных результатов;
• обеспечения информационной поддержки сотрудников и разъяснения преимущества внедряемых новшеств. Конечной целью оптимизации является не сокращение числа рабочих мест, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса.

Для оценки необходимости улучшения бизнес-процессов применяется ряд критериев, к которым относятся качество конечного продукта и промежуточных операций, целесообразность действий работников, компактность и скоординированность отдельных частей бизнес-модели и эффективность управления процессами.

Качество конечного продукта оценивается через отзывы (рекламации) клиентов, промежуточный результат — по удобству выполнения последующих операций, эффективность управления — по коэффициентам сложности процессов, потребления ресурсов, процессности (то есть отсутствия логически необоснованных, не связанных с другими этапами действий), контролируемости и регламентированности.

Оптимизация имеет «эволюционный» характер и применяется столько раз, сколько это необходимо для компании.

Методы и способы оптимизации бизнес-процессов

К наиболее популярным методам оптимизации бизнес-процессов компании относятся:

• инжиниринг — комплекс внедрения инновационных технологий для моделирования организационной структуры деятельности компании и для формирования технико-технологической базы производственной деятельности. Кроме того, метод инжиниринга предусматривает введение усовершенствованных технологий менеджмента;

• реинжиниринг — переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения высоких показателей. Реинжиниринг дает возможности существенного роста технологическим процессам и усовершенствования технических средств;
• метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement-CPI). CPI-метод предусматривает планирование процессов с усовершенствованными этапами в ходе непрекращающихся производственных процессов. В соответствии с этим методом нововведения внедряются сначала в отдельные подразделения организации, а затем — во всей компании в целом;
• Total Quality Management (TQM). Этот метод предполагает создание продуктов, отвечающих потребностям пользователей и рынков. При этом план разработки продукта составляется параллельно с существующими проектами или для замещения прежних товаров. Все мероприятия подразумевают усовершенствование производственных процессов в сжатые сроки. Одно из главных условий, необходимых для реализации Total Quality Management — составление документов системы качества. Также требования TQM включают клиентоориентированность, отведение ведущей роли топ-менеджерам, вовлеченность сотрудников в достижение целей, процессный подход, постоянное совершенствование работы, системный подход к управлению.

Способы оптимизации бизнес-процессов предприятия — это исключение всех ненужных шагов, изменение последовательности операций и их дробление или слияние, вынесение операций за границы процесса (передача на аутсорсинг), автоматизация.

Более подробно узнать о методиках, принципах и особенностях оптимизации бизнес-процессов можно узнать в рамках курсов по программе MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.