Электронная трудовая книжка: как оформить и избежать ошибок

В начале своего карьерного пути сотрудник получает трудовую книжку, которая содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работы. С развитием цифровых технологий привычный бумажный формат устаревает и на его место приходит электронная версия документа. Разберемся, как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги и где ее найти.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

В трудовой книжке содержится вся информация о деятельности сотрудника: его ФИО, дата рождения, СНИЛС, место работы, даты приема и увольнения, а также должность и квалификация.

С развитием цифрового документооборота электронные трудовые книжки начали заменять бумажные. Главная цель перехода на ЭТК — облегчение учета персонала, ускорение обмена данными между работником, работодателем и государственными органами. В России этот процесс стартовал 1 января 2020 года и был добровольным, но для тех, кто устроился на работу с 2021 года, ведение ЭТК стало обязательным. При этом бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, а в электронной версии отражаются данные только с 2020 года.

Как перейти на ЭТК: пошаговая инструкция

Для того, чтобы все сведения о вашей трудовой деятельности хранились только в электронном виде, подайте соответствующее заявление в отдел кадров своей компании. В документе указываются ФИО, должность и дата перевода на электронный вариант трудовой. Перед этим рекомендуется проверить данные в бумажной книжке, чтобы избежать ошибок. Важно учитывать, что вернуться к бумажному формату после перехода на ЭТК невозможно.

После подачи заявления кадровая служба вносит соответствующую запись в бумажную книжку, фиксирует ее в журнале учета и передает данные в Социальный фонд России (СФР), где они будут храниться в цифровом виде.

Как оформить электронную трудовую книжку

1. Вам требуется подать работодателю письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В нем нужно указать:

• ФИО и паспортные данные
• Просьбу о прекращении ведения бумажного варианта
• Согласие на хранение данных только в ЭТК

2. Передать заявление в отдел кадров

• Лично (под подпись)
• Через электронную почту, если компания принимает заявления в цифровом виде
• Через портал Госуслуг, если работодатель подключен к системе

3. Получить бумажную трудовую книжку на руки
После обработки заявления работодатель:

Сохраните бумажную книжку — она может пригодиться для подтверждения стажа до 2020 года.

Как получить выписку из ЭТК

Выписка из ЭТК необходима при оформлении пенсии, получения социальных пособий, а также при трудоустройстве. Запросить документ можно несколькими способами. Самый простой из них — через Госуслуги.

Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги:

1. После авторизации в личном кабинете найдите в верхней панели раздел «Услуги»
2. Выберите «Справки и выписки»
3. В разделе «Работа и пенсия» необходимо выбрать услугу «Выписка из электронной трудовой книжки», подать запрос
4. Выписка придет в личный кабинет с электронной подписью

Получить заверенную бумажную выписку можно следующим образом:

• На сайте СФР — через личный кабинет, выписка придет в формате PDF
• Через работодателя — сотрудник может обратиться в отдел кадров, и ему предоставят выписку в течение трех рабочих дней
• Лично в отделении МФЦ — для получения документа требуется предъявить паспорт и заполнить заявление установленного образца

Преимущества и недостатки ЭТК

Электронная версия трудовой книжки имеет ряд преимуществ:

• Ее невозможно потерять, повредить или испортить
• Быстрый доступ к информации без необходимости посещения госучреждений
• Безопасность хранения данных за счет резервного копирования

Однако существуют и недостатки:

• Необходимость компьютерной грамотности, что может быть проблемой для людей старшего поколения
• Ограниченный доступ в отдаленных регионах с плохим интернет-соединением
• В электронной версии не фиксируются поощрения и награды — их необходимо сохранять самостоятельно в бумажном виде
• В выписке не указывается общий трудовой стаж. Чтобы его узнать, закажите выписку о состоянии лицевого счета в СФР
• В электронной версии нет данных об аттестации сотрудников силовых структур

Юридические аспекты и частые ошибки

Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в Социальный фонд России. Владельцы ЭТК имеют право корректировать данные и вносить в базу информацию о своем трудовом пути до 2020 года.

Частые ошибки при работе с ЭТК:

• Пропуск информации о ранних периодах работы, особенно если система обмена данными еще не была налажена
• Неточности в данных — любые ошибки необходимо исправлять через СФР
• Несоответствие информации в бумажной и электронной версиях — может возникать из-за использования разных программ в бухгалтерии и кадровом отделе

Чтобы избежать проблем, рекомендуется запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или другие источники и проверить корректность данных.

Сравнение с бумажной трудовой книжкой

Бумажная и электронная версии книжки содержат одинаковую основную информацию: сведения о работнике, его трудоустройстве, переводах, увольнениях, профессии и квалификации. Однако в ЭТК отсутствуют записи о поощрениях и наградах, а также об аттестации сотрудников силовых структур.

Выбор между бумажным и электронным форматом зависит от индивидуальных предпочтений. Для начинающих карьеру сотрудников ведение ЭТК стало стандартом, в то время как для людей, приближающихся к пенсионному возрасту, может быть удобнее бумажная версия, содержащая общий трудовой стаж.