Что нужно знать о проектном менеджменте

Разработка нового продукта, открытие филиала компании или запуск рекламной кампании — задачи, которые требуют чёткого управления. Без выстроенной системы легко потерять контроль над сроками, ресурсами и командой. Проектный менеджмент помогает спланировать этапы, распределить ресурсы и достичь нужной цели. В статье расскажем, как выбрать подход и организовать работу.

Что такое проектный менеджмент и зачем он нужен бизнесу

Проектный менеджмент — это способ управления задачами, которые ограничены сроками, ресурсами и имеют конкретную цель. В отличие от регулярных процессов, проекты направлены на решение уникальных задач: создание нового продукта, запуск рекламной кампании или открытие магазина.

Функции проектного менеджмента:

• Планирование. Определить цели, ресурсы, сроки и разбить проект на конкретные шаги.
• Организация команды. Назначить ответственных, распределить задачи и контролировать их выполнение.
• Контроль сроков и бюджета. Следить, чтобы проект двигался по плану и не выходил за рамки бюджета.
• Риск-менеджмент. Предвидеть возможные проблемы и вовремя их решать.
• Коммуникации. Обеспечить взаимодействие между участниками проекта, чтобы все понимали свои роли и задачи.
• Анализ результатов. По завершении проекта оценить, что получилось, а что можно улучшить в будущем.

Преимущества и недостатки проектного управления

Как и у любого подхода, у проектного менеджмента есть свои плюсы и минусы. Собрали их в таблице.

Контроль сроков и бюджета. Все этапы проекта расписаны. Это помогает следить за дедлайнами и расходами

Сложность внедрения. Небольшим компаниям бывает трудно перестроить процессы и привыкнуть к новому подходу

Чёткая структура работы. Проект делится на небольшие этапы. Команде проще понять, что, когда и как делать

Зависимость от команды. Если кто-то из участников не справляется с задачами, это влияет на весь проект

Гибкость в работе. Можно вносить изменения и корректировать цели на ходу

Требует дисциплины. Проекты не любят хаоса — нужны чёткие планы и выполнение сроков

Повышение продуктивности. Каждый член команды знает свою задачу и быстрее двигается к результату

Ресурсоёмкость. Управление проектами требует времени, усилий и иногда дополнительных инструментов

Оценка результата. После завершения легче проанализировать, что сработало, а что можно улучшить

Последовательность действий в управлении проектом

Управление проектом состоит из пяти основных этапов:

1. Инициирование. На этом этапе формируют идею проекта. Определяют его цели, основные задачи, сроки и ресурсы. Оценивают, насколько проект реалистичен и выгоден для компании. В итоге проект утверждают и назначают менеджера, который будет его вести.
2. Планирование. Менеджер декомпозирует проект: разбивает его на конкретные этапы. Выстраивает график работы, распределяет роли и выделяет необходимые ресурсы. Здесь также важно предусмотреть возможные форс-мажоры и разработать план действий на их случай.
3. Работа. Команда приступает к выполнению задач. Менеджер следит за тем, чтобы каждый участник проекта знал свои обязанности и соблюдал сроки. На этом этапе важно поддерживать постоянное взаимодействие в команде и не допускать сбоев в процессах.
4. Мониторинг. Менеджер постоянно контролирует ход работы. Это позволяет вовремя выявить проблемы, отклонения от плана или перерасход бюджета. При необходимости можно вносить изменения, чтобы проект продолжал успешно двигаться к цели.
5. Закрытие. Когда все задачи выполнены, проект завершается. Команда подводит итоги: достигнуты ли цели, уложились ли в сроки и бюджет. Завершающий этап — проанализировать сильные и слабые стороны, чтобы улучшить подход к будущим проектам.

Модели управления жизненным циклом проекта

В проектном менеджменте используются разные модели — важно выбирать ту, которая лучше всего отвечает задачам команды и проекта.

Каскадная модель. Классический подход, при котором каждый этап строго следует за предыдущим. Например, сначала разрабатывается концепция, потом — план, затем идёт реализация, тестирование и завершение. Каскад подходит проектам с чёткими требованиями и понятной конечной целью.

Итерационная модель. Проект делят на циклы (итерации), каждый из которых включает разработку, тестирование и улучшение. После завершения одного цикла команда оценивает результаты и переходит к следующему. Это удобно для проектов, где конечная цель может меняться в процессе работы, например при разработке программного обеспечения.

Гибкая модель (Agile). Гибкие подходы предполагают разделение работы на короткие спринты, постоянное взаимодействие с заказчиком и возможность быстро вносить корректировки. Главный фокус на том, чтобы команда регулярно показывала готовый результат и быстро реагировала на меняющиеся условия.

V-образная модель. Эта модель похожа на каскадную, но с акцентом на тестирование. Сначала определяют, что нужно сделать, затем проверяют, как это реализовать. После этого разрабатывают продукт и тестируют его. Этот подход подходит для сложных проектов, где важна надёжность, например при разработке облачных сервисов.

Виды управления проектами

Подходы к управлению проектами можно разделить на несколько крупных групп:

Классические методы. Вытекают из каскадной и V-образной моделей управления проектами. В их основе — детальное планирование, распределение задач и строгий контроль сроков. Такие методы уместны в стабильных проектах с заранее известными требованиями, например при строительстве или запуске новых точек продаж.

Управление изменениями. Этот подход помогает адаптироваться к внешним и внутренним обстоятельствам, например, если меняются требования клиента или условия рынка. Метод включает анализ ситуации, корректировку планов, понятную и чёткую коммуникацию с командой. Так изменения не будут сказываться на конечной цели проекта.

Гибкие подходы. Базируются на итерационных и адаптивных моделях. Ключевые особенности — быстрая подстройка под меняющиеся условия, ориентация на результат и упрощённые процессы планирования. Такие подходы полезны в технологических проектах и разработке новых продуктов, где требования могут обновляться в процессе работы.

Процессное управление. Подход сосредоточен на улучшении повторяющихся действий. Подходит для задач, где важно наладить стабильную и эффективную работу, например при разработке программ лояльности в ретейле. Вместо того чтобы управлять отдельными проектами, команда улучшает процессы, чтобы сделать их быстрее и надёжнее.

Различия между традиционным и проектным менеджментом

Традиционный и проектный менеджмент имеют свои особенности, которые влияют на подходы к работе, планированию и выполнению задач. В таблице — основные различия.